Supervisor de Operaciones de Programación

Departamento: Administración

Resumen: Bajo la dirección y supervisión del Director Sénior de Desarrollo de Negocios y del Director de Finanzas y Proyectos/Supervisor de Oficina, el Supervisor de Operaciones de Programación es responsable de supervisar las operaciones diarias de los departamentos de Logística de Programación, Facturación de Programación y Recepción. El Supervisor de Operaciones de Programación garantiza una cobertura de personal eficiente, precisión en la programación, soporte para nóminas y facturación, operaciones de recepción, un servicio al cliente de calidad y el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa. Este puesto proporciona capacitación en liderazgo, asesoramiento y supervisión al personal de programación y recepción, además de brindar apoyo a todos los departamentos según sea necesario.

Educación y experiencia laboral: Se requiere un nivel educativo equivalente a un diploma de bachillerato. Se prefiere un título de asociado o una licenciatura. Se prefiere un mínimo de tres años de experiencia laboral verificable en programación de atención médica domiciliaria, administración de atención médica, coordinación de personal u operaciones de atención médica relacionadas. Se valora especialmente la experiencia en supervisión.

Naturaleza y alcance – Principales áreas de responsabilidad:

(Esta lista de deberes y responsabilidades no es exhaustiva y puede ampliarse para incluir otros deberes y responsabilidades, según lo considere necesario la dirección en cada momento).

❖Supervisa las operaciones diarias de los departamentos de Logística de Programación, Facturación de Programación y Recepción.

❖Proporciona liderazgo, asesoramiento, capacitación, gestión del desempeño y apoyo al personal asignado.

❖Supervisa las operaciones de programación para más de 100 clientes diariamente, asegurando una cobertura de personal adecuada y la continuidad de la atención.

❖Supervisa los turnos disponibles, los cambios de horario, la escasez de personal, las ausencias y las necesidades de personal de emergencia.

❖Revisa y audita las actividades de programación para garantizar la precisión, el cumplimiento y la entrega puntual del servicio.

❖Supervisa los procesos de coordinación de nóminas y facturación, incluyendo la auditoría de horas, horarios, visitas y documentación de respaldo.

❖Trabaja en colaboración con los departamentos de nóminas, recursos humanos, enfermería, divulgación y administración para resolver problemas operativos.

❖Supervisa las operaciones de recepción, asegurando que los visitantes, clientes, solicitantes, empleados y proveedores sean recibidos y atendidos profesionalmente.

❖Garantiza que las llamadas entrantes se respondan con prontitud, se dirijan correctamente y se documenten adecuadamente.

❖Supervisa la coordinación de citas, la gestión de visitantes, la atención en recepción y las funciones administrativas de la oficina.

❖Supervisa el inventario de material de oficina y la organización de la recepción.

❖Garantiza que todas las actividades de programación, nómina, facturación y recepción estén documentadas con precisión en los sistemas de la empresa y en las plataformas de registros médicos electrónicos.

❖Realiza capacitaciones y orientaciones relacionadas con los procesos de programación, las expectativas de servicio al cliente y los procedimientos departamentales.

❖Revisa los flujos de trabajo departamentales e implementa mejoras en los procesos para promover la eficiencia operativa.

❖Sirve como punto principal de escalamiento para problemas relacionados con la programación, la recepción, el personal y las operaciones.

❖Garantiza el cumplimiento de las normas HIPAA, las políticas de la empresa, las regulaciones estatales y los estándares operativos.

❖Participa en las reuniones de gestión y proporciona actualizaciones operativas y recomendaciones a la dirección.

❖Sirve como cobertura de respaldo para los coordinadores de logística de programación durante ausencias, almuerzos, descansos, tiempo libre remunerado, vacantes o períodos de mayor carga de trabajo.

❖Sirve como cobertura de respaldo para los coordinadores de facturación de programación durante ausencias, almuerzos, descansos, tiempo libre remunerado, vacantes o períodos de mayor carga de trabajo.

❖Sirve como cobertura de respaldo para las recepcionistas durante ausencias, almuerzos, descansos, vacaciones, vacantes o períodos de mayor carga de trabajo.

❖Desempeña las funciones de los puestos subordinados según sea necesario para garantizar la continuidad de las operaciones y la prestación de servicios.

Conocimientos/Habilidades/Capacidades especiales necesarias:

❖Se prefiere que tenga la capacidad de leer, escribir y hablar inglés y español.
❖Mínimo de tres años de experiencia y conocimientos en programación de atención médica domiciliaria y operaciones de atención médica.
❖Experiencia demostrada en liderazgo y supervisión.
❖Sólidas habilidades de atención al cliente y resolución de conflictos.
❖Conocimiento práctico de sistemas de registros médicos electrónicos y software de programación de citas.
❖Conocimiento práctico de Microsoft Office Suite.
❖Fuertes habilidades organizativas, analíticas y de resolución de problemas.
❖Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno de ritmo acelerado.
❖Capacidad demostrada para trabajar de forma independiente y utilizar buen juicio y discreción.
exitosamente.
❖Excelente etiqueta telefónica y experiencia en el manejo de múltiples llamadas y prioridades contrapuestas. ❖Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible de manera apropiada.

Funciones esenciales:

Exigencias físicas: 80% sentado; 20% caminando/de pie; ocasionalmente, el titular del puesto puede tener que agacharse, inclinarse o estirarse por encima de los hombros. El titular del puesto debe levantar y/o mover ocasionalmente hasta 25 libras. Las capacidades visuales específicas requeridas para este puesto incluyen visión cercana, visión lejana y capacidad para ajustar el enfoque.

Ambiente de trabajo: Este puesto es principalmente de oficina. Las exigencias físicas y las características del entorno laboral descritas aquí son representativas de las que un empleado podría encontrar al desempeñar las funciones esenciales de este puesto. Se pueden realizar ajustes razonables para que las personas con discapacidad puedan desempeñar dichas funciones.